この数年間、大変有り難く使わせてもらっていたサイボウズLiveでしたが、今月からプロジェクト管理ツールとしては卒業となりました。

もちろん個々の案件の作業管理では引き続き利用を続けますが、社内のプロジェクト進捗管理に使うことは止めることにしました。

昨年の段階で早晩サイボウズLiveは限界と気付き、切り替え計画は数ヶ月前から検討していて、当初はオリジナルでシステム開発も考えていたのですが、結論としてはEvernote＋Googleカレンダーで落ち着きそうです。

  • 短期のプロジェクトが多い
  • ほぼ新規案件
  • 今後も案件増、しかも新規業態案件増

という定型化できない案件が多い性質上、Evernoteの「白紙」な状態が非常に使い勝手がよいのがわかっていたのですが、各クリエイターのタスク管理をGoogleカレンダーで行っている関係で、作業状況の視認性を高めるためにマイルストーンをカレンダーに同期することが課題になっていました。

いろいろどうしたものかと試行錯誤していましたが、Zapierというツールを使ってみて、EvernoteのリマインダーとGoogleカレンダーとの同期を試してみてほぼ解決したのでシステムを移行することにしました。

  • プロジェクト管理：Evernote＋FileMaker
  • タスク管理：Evernote＋Googleカレンダー
  • 予実管理、収益分析：FileMaker+Excelシート

EvernoteはBusiness版、GoogleカレンダーはGoogleAppsでいずれも有償です。あとそれぞれのツールを繋ぐ部分はあえて「人力」としました。

これで毎日数ヶ月先までの予測が日次で確認できる状況なので、暫くはこの仕組みで賄えると思います。追加投入した予算はアカウント代の数万円ぐらいです。バックオフィスの人件費に関しては、担当要員がクリエイティブのアシスタント業務も兼任しているので実質なきに等しいといってよい状況です。

これでシステム開発費の数百万が浮いて儲かっただけでなく、人力なので実質上カスタマイズ、アップデートし放題で、雇用も確保できているので表彰されてもいいんじゃないかと自画自賛しています。

今期も増収増益でリストラ後4期連続20％以上増ですが、さらに全盛期の7割弱の売上しかないにも関わらず収益を創業来最高益の倍増額をたたき出すことができました。

それもこれも精緻なプロジェクト管理の追求によって達成できていると考えていますが、生産性という点では瞬間最大値ですが最高値をたたき出せたと思うので、来期からは課題を生産性の追求から質の追求に重心を換えていく考えです。

引き続き高収益企業を目指します。